상담 전 안내를 짧게 다듬은 뒤 문서 편집기의 가독성 점수가 좋아지면 독자에게 알맞은 설명량을 찾았다고 생각하기 쉽습니다. 그러나 한국어 본문에 영문 자료나 번역 문단이 섞인 문서라면 그 숫자가 어느 언어의 글을 계산했는지부터 확인해야 합니다. 일부 문장의 통계로 상담 안내 전체의 이해도를 설명할 수는 없습니다.
Microsoft는 Word 문서에 여러 언어가 있고 각 언어의 맞춤법과 문법을 검사하도록 설정한 경우, 마지막으로 검사한 언어의 텍스트에 대한 가독성 통계를 표시한다고 안내합니다. 공식 예시에서는 영어, 프랑스어, 영어 순서의 문단이 있는 문서에서 영어 텍스트의 통계를 보여 줍니다. 따라서 화면에 점수 하나가 나왔다는 사실만으로 모든 언어의 본문을 같은 방식으로 평가했다고 판단하면 안 됩니다.
자료를 점검할 때는 사용한 기능과 언어 설정, 검사한 텍스트의 범위를 함께 적습니다. 한국어 설명 뒤에 영문 참고문을 붙였는데 그 숫자를 ‘한국어 상담 안내의 읽기 수준’으로 기록했다면 설명을 고쳐야 합니다. 해당 도구가 한국어를 어떤 방식으로 지원하고 계산했는지 확인할 수 없으면 임의의 한국어 등급으로 환산하지 않습니다. 숫자가 없는 결과를 편의를 위해 가장 쉬운 등급으로 채우지도 않습니다.
같은 Word 안에서도 Flesch Reading Ease와 Flesch-Kincaid Grade Level은 다른 척도입니다. Microsoft는 앞의 점수는 높을수록 읽기 쉬운 쪽이며, 뒤의 점수는 미국의 학년 수준으로 표시한다고 설명합니다. 둘을 같은 방향의 ‘가독성 점수’라고 부르면 수치가 오른 의미를 거꾸로 전달할 수 있습니다. 미국 학년 표기를 국내 독자의 학력이나 개인의 이해 능력으로 바꾸어 쓰지 않습니다.
상담 안내의 수정 전후를 비교하려면 같은 언어의 같은 구간을 같은 기능으로 검사해야 합니다. 영문 인용을 지운 결과와 한국어 준비 설명을 고친 결과를 한 점수 변화로 묶지 않습니다. 제목이나 참고문헌을 포함했는지도 맞춥니다. 이 비교로 알 수 있는 것은 정해 둔 텍스트에 대한 해당 도구의 통계 변화이며, 실제 독자가 상담 조건을 이해했다는 결과는 별도로 확인해야 합니다.
점수를 낮추거나 높이기 위해 중요한 말을 빼는 편집도 조심해야 합니다. 가령 설명용 문장인 ‘자료가 없으면 상담 전에 담당자에게 준비 방법을 확인하세요’에서 조건을 지우면 짧아지지만 누구에게 필요한 행동인지 달라집니다. 이 문장의 실제 점수를 측정했다는 뜻은 아닙니다. 계산에 유리한 모양과 보존해야 할 의미가 어긋날 수 있음을 보여 주는 예입니다.
CDC의 명확한 글쓰기 자료도 가독성 공식을 지나치게 의지하면 중요한 개념이나 필수 용어 설명을 빠뜨릴 수 있다고 경고합니다. 최종 검토에서는 문장이 짧아졌는지와 함께 적용 대상, 필요한 준비, 담당자에게 확인할 조건이 남았는지를 원래 뜻과 대조합니다. 통계 기록에는 검사한 언어와 구간을 정확히 쓰고, 상담 준비에 필요한 설명이 유지됐다는 판단은 본문 근거로 남기는 편이 적절합니다.
참고 자료: Microsoft 지원 ‘Get your document’s readability and level statistics in Microsoft Word’ https://support.microsoft.com/en-us/word/get-your-document-s-readability-and-level-statistics-in-microsoft-word CDC ‘Get to the Point: Write for Immediate Understanding’ https://www.cdc.gov/nceh/clearwriting/mod2/index.html