특정 시기에 주문이 몰리면 ‘가능한 만큼 받자’는 말만으로 제작과 배송을 관리하기 어렵다. 고객에게 약속할 수 있는 수량과 시간대를 실제 인력, 재료, 포장, 배송 능력에 맞춰 정해야 한다.
지난 주문의 처리 시간을 참고해 상품별 병목을 찾는다. 만드는 시간이 긴 상품과 재료 확보가 어려운 상품은 같은 수량으로 계산하지 않는다. 하루 전체 주문량뿐 아니라 접수 마감, 제작, 포장, 출고의 시간대별 여유를 본다. 여유가 없는 상태에서 주문 버튼만 열어두면 확정 뒤 취소가 늘 수 있다.
평소와 달라지는 조건은 적용 기간을 붙여 별도 안내한다. 배송 가능 지역, 원하는 시간 지정 가능 여부, 주문 변경 마감과 수령 방식이 해당한다. 아직 확정하지 않은 한도를 공개 문구에 임의로 적지 않는다. 주문이 차면 목록의 재고 표시와 실제 결제 가능 상태를 함께 바꾼다.
성수기가 끝난 뒤에는 임시 문구를 제거하고 평상시 접수 조건으로 되돌린다. 미리 복원 목록을 만들어 두면 오래된 마감 시간이 남는 일을 줄인다. 다음 시즌을 위해 수량 초과 문의와 실제 지연 원인을 기록하되, 올해의 수용량을 내년에도 같을 것이라고 가정하지 않는다.
접수 제한 기준이 정해지면 상품별로 남은 수량을 수동으로 바꿀지 결제 시스템과 연동할지 정한다. 서로 다른 채널에서 같은 재고를 팔면 총 수량을 초과할 수 있다. 문의가 많은 항목은 품절 시점에 대체 상품을 바로 제시하되 고객이 동일한 구성이라고 오해하지 않게 차이를 적는다. 실제 배송 지연이 생기면 기존 주문자에게 별도 안내한다.
접수 가능 상태를 바꾼 시각과 담당자도 기록해 다른 채널의 판매 상태와 대조한다.